Para que BIG BROTHERS BIG SISTERS DEL CONDADO DE SAN LUIS OBISPO pueda brindar un servicio responsable y profesional a los clientes, es necesario que los voluntarios, los clientes y los padres (o tutores) de los clientes se les pida que divulguen una amplia información personal sobre ellos mismos y sus familias. Esta agencia respeta la confidencialidad de los registros de los clientes y voluntarios y, con la excepción de las situaciones que se enumeran a continuación, se comparte información sobre los clientes y voluntarios solo entre el personal profesional de la agencia. El derecho a la confidencialidad se aplica a registros escritos, videos, películas, redes sociales (incluidos, entre otros, Internet, sitios de redes, blogs y sitios web personales), fotos y / o cualquier otra representación del nombre, semejanza u otra descripción de un cliente o voluntario en cualquier publicación o material promocional.
Todos los registros se consideran propiedad de la agencia y no de los propios trabajadores, clientes o voluntarios de la agencia. Para proporcionar un servicio que sea en el mejor interés de los niños atendidos por el programa, la información de fuentes externas, incluidas las referencias confidenciales, debe evaluarse junto con la información obtenida de los clientes o voluntarios mismos. Los registros no están disponibles para que los clientes o voluntarios los revisen.
Cuando se considera a un Cliente / Voluntario para un "match," la información se comparte entre el posible "Big" y "Little.". Cada uno tiene derecho a rechazar el "match" propuesto basándose en la información proporcionada. Antes de que se haga un "match.", la información compartida puede incluir, entre otros: nombre, edad, sexo, raza, religión, educación, intereses, pasatiempos, estado civil y matrimonial, orientación sexual, motivos para ser parte del programa y un resumen de las razones por las que se eligió a una persona para el "match". Las personas a quienes se les proporcione la información deberán acordar no compartir la información con ninguna otra persona. Durante la duración del "match" y después del cierre formal, todos los participantes del programa deben mantener la confidencialidad.
Límites de confidencialidad
La información se divulgará a otras personas u organizaciones sólo mediante la presentación de un formulario autorizado de "consentimiento para divulgar información" debidamente firmado por el cliente, el representante del cliente o el voluntario, excepto en el caso de sospecha de abuso infantil.
La información de identificación sobre clientes y voluntarios se puede utilizar en publicaciones de la agencia o materiales promocionales solo si el cliente o voluntario ha dado permiso.
Para fines de evaluación, auditoría o acreditación del programa, y con la aprobación previa de la Junta Directiva, ciertos organismos externos, como Big Brothers Big Sisters of America, pueden tener acceso a los registros de clientes y voluntarios. Estas organizaciones externas deberán respetar la política de la agencia sobre confidencialidad. Se requerirá que las partes externas usen la información solo para el (los) propósito (s) establecidos en la acción de aprobación de la Junta Directiva. Las violaciones conocidas de la política de confidencialidad de la agencia se informarán al supervisor de la persona involucrada y se solicitarán las medidas disciplinarias correspondientes.
Se requerirá que los directores de la Junta cumplan con las políticas de la agencia sobre confidencialidad y podrán usar la información que se les divulgue solo para los fines establecidos por la acción aprobada por la Junta de Directores.
Las infracciones se informarán al presidente de la Junta. Una violación de la política de confidencialidad de la agencia por parte de un Director constituirá una causa adecuada para la destitución del cargo.
Cualquier citación solicitando información confidencial recibida o entregada a la agencia se entregará inmediatamente al asesor legal de la agencia para su revisión y acción apropiada. Solo el asesor legal de la agencia tendrá autoridad para determinar si cualquier citación entregada a la agencia es válida o no ejecutable.
Se proporcionará información al asesor legal de una agencia en caso de litigio o litigio potencial que involucre a la agencia. Dicha información se considera material privilegiado y las comunicaciones entre la agencia y sus abogados están protegidas por la ley de confidencialidad.
La ley estatal exige que la sospecha de abuso y negligencia infantil sea reportada a las autoridades correspondientes. Todos los trabajadores son responsables de mantenerse al tanto de los requisitos de informes de California y siempre deberán cumplir con los procedimientos obligatorios.
Si un trabajador de la agencia recibe información que indica que un cliente o voluntario puede ser peligroso para sí mismo o para otros, se pueden tomar las medidas necesarias para proteger a la parte o partes correspondientes. Esto puede incluir una remisión médica o un informe a las autoridades policiales locales.